Waarom Exchange best een goed idee is.
Eerst maar eens kijken naar IMAP, naast POP3 nog steeds heel populair. Probleem van POP3 was dat mails niet op meer dan één apparaat kan worden bekeken: mail wordt één keer opgehaald van de server, waarna de mail niet meer op die server beschikbaar is. U kunt het dus niet later nog eens bekijken vanaf een ander apparaat. IMAP was daarop een flinke verbetering. IMAP laat namelijk een kopie van de mail op de centrale server staan zodat het op meer dan één apparaat kan worden bekeken. In moderne versies van IMAP worden ook bewerkingen in mail – bijvoorbeeld de beantwoording – gesynchroniseerd op de server.
Tot zover prima. Maar IMAP heeft ook beperkingen die vooral in zakelijke omgevingen echt onhandig zijn. Bij IMAP moet de gebruiker zelf zijn of haar e-mail ophalen, het is slechts eenvoudige webmail zonder extra functies, je kunt geen mailboxen delen met anderen en vaak hebben de mailboxen ook maar een beperkte grootte. Het grootste nadeel hebben we dan nog niet benoemd: de gebruiker moet zelf zorgen voor backup van de mail. Dat laatste zou er voor moeten zorgen dat bij elke ondernemer de alarmbellen afgaan. Hoe afhankelijk is een onderneming anno 2016 – bijna 2017 – van e-mail? Ik gok dat die afhankelijkheid ‘kritisch’ tot ‘zeer kritisch’ is. Dan wil je geen mail kwijt raken – om heel veel redenen niet. Je zou dat ene mailtje met die bestelbevestiging maar kwijt zijn. Of die mail over een bepaalde factuur waarvan u als ondernemer zeker weet dat u deze hebt voldaan. Mail is tegenwoordig niet zelden bewijslast. Enfin: u heeft de boodschap vast begrepen.
Los je dat op met Exchange? Ja en nee. Zelf een Exchange-server aanschaffen is inderdaad prijzig, vooral door de licenties. Bovendien moet u er dan nog steeds zelf voor zorgen dat een en ander netjes wordt gebackupped. Dus nee: Exchange is dan geen oplossing. Hosted Exchange – of bijvoorbeeld via Office 365 – is dat wel. Exchange als een dienst: software as a service (SaaS). Toegang tot mail vanaf elk apparaat, plus functionaliteiten als agenda, contactpersonen en taken. Mailboxen kunnen worden gedeeld met andere gebruikers, bijvoorbeeld een sales-mailbox waar alle verkopers bij kunnen. Push-mail waarbij mail direct wordt afgeleverd. Mailboxen die eenvoudig zijn aan te passen, schaalbaar en flexibel, bijvoorbeeld in grootte. En het belangrijkste: backup van mail zit in de dienst opgesloten. Volledig geautomatiseerd. U raakt geen mail meer kwijt. U bent er ten alle tijden zelf wel verantwoordelijk voor.
Dat moet toch een meer gerust gevoel geven.
Voor vragen staat het team van InDiv u graag te woord. of neem gerust contact met ons op.
Jeroen Mulder is journalist, publicist, enterprise architect en IT-auditor. Voor InDiv Solutions B.V. schrijft hij regelmatig over actuele onderwerpen in IT en internet.
Terug